இ-மெயிலை இன்னும் சிறப்பாக பயன்படுத்துவது எப்படி?

0

ஜான் ஹாலை இமெயில் வல்லுனர் என்று சொல்ல முடியாது. ஆனால் இ-மெயில் பயன்பாடு பற்றி அவர் அழகான பத்தி ஒன்றை எழுதியிருக்கிறார். இணை நிறுவனர், சி.இ.ஓ, பத்தி எழுத்தாளர், பேச்சாளர் என பன்முகம் கொண்டவராக அறியப்படும் ஹால், நிறுவனங்கள் செயல்பாடு பற்றி நன்கறிந்தவராக இருக்கிறார். அந்த அனுபவத்தில் தான், அவர் பற்றி ஃபோர்ப்ஸ் பத்திரிகையில் எழுதியிருக்கிறார்.

’நீங்கள் இமெயில் பயன்படுத்தும் விதத்தை மேம்படுத்தும் 8 எளிய குறிப்புகள்’ எனும் தலைப்பிலான அந்த பத்தியில் ஹால் குறிப்பிடும் வழிகள் சுவாரஸ்யமானவை மட்டும் அல்ல, இமெயில் பயன்பாடு குறித்து சிந்திக்கவும் வைக்கக் கூடியவை.

படம்.- ஷட்டர்ஸ்டாக், போர்ப்ஸ்
படம்.- ஷட்டர்ஸ்டாக், போர்ப்ஸ்

இமெயில் என்ன தான் பழகிய தொழில்நுட்பமாக இருந்தாலும், அதன் பயன்பாட்டில் பிரச்சனைகள் இல்லாமல் இல்லை. அலுவல் சார்ந்த மெயில்கள் இன்பாக்சில் குவியும் போது அவற்றை நிர்வகிப்பதே சிக்கலாகிவிடும். மெயில்களுக்கு பதில் அளிக்க அமர்ந்தால் நேரம் வீணாகலாம். பல நேரங்களில் முக்கிய பணிகளுக்கு நடுவே இமெயிலை பார்ப்பது கவனச்சிதறலாக அமைந்துவிடும். மாறாக மெயில்களை கவனிக்காமல் விட்டுவிட்டால் குழப்பமாகிவிடும்.

இது போன்ற சிக்கல்களை இமெயிலின் இருண்ட பக்கம் என குறிப்பிடும் ஹால், இமெயிலுக்கு என தனியே நேரம் ஒதுக்குவது, ஐந்து நிமிடம் விதியை கடைபிடிப்பது (ஒரு இமெயிலை பைசல் செய்ய 5 நிமிடத்திற்கு குறைவாக தேவைப்படும் எனில் அதை உடனே கவனிப்பது; அதற்கு மேல் நேரம் ஆகும் எனில் அந்த மெயிலை தள்ளி வைப்பது), இமெயில்களை வகைப்படுத்தி வைப்பது என பல வழிகளை விவரிக்கிறார். இவை எல்லாமே பயனுள்ளவை என்றாலும், ஹால் குறிப்பிடும் இரண்டு வழிகள் முக்கியமானவை. ஒன்று, இமெயில் குறிப்பு எழுதி வைப்பது.

சில மெயில்களை பார்க்கும் போதே அவற்றுக்கு பதில் அளிக்க வேண்டும் எனத்தெரியும். மனதில் அதை குறித்து வைத்து வேறு வேலை பார்க்கச்சென்று விடுவோம். ஆனால் அதன் பிறகு, அந்த மெயிலையே மறந்துவிடலாம் அல்லது அந்த மெயிலை தேடுவது சிக்கலாகலாம். இதை தவிர்க்க, முக்கியமான மெயில் எனில், அதற்கு பதில் அளிக்க வேண்டும் என்பதை ஒரு காகிதத்தில் குறித்து வைக்க வேண்டும் என்கிறார் ஹால். இமெயில் டிஜிட்டல் வழி என்றாலும், அதை திறம்பட நிர்வகிக்க காகித குறிப்பு தேவை என்பது முரணாக தோன்றினாலும், நடைமுறையில் இது பயன் அளிக்கக் கூடியது.

எப்போதும் மாற்று வழிகளை திறந்து வைத்திருங்கள் என்று ஹால் சொல்வது இன்னொரு முக்கிய வழியாக அமைகிறது. மாற்று வழிகளில் ஒன்றாக ’ஸ்லேக்’ ‘Slack' செயலியை குறிப்பிடுகிறார். அலுவலக தகவல் தொடர்பில் ஸ்லேக் சேவையும் பயன்படுத்துவதால், இணை நிறுவனர் முதல், புதிய ஊழியர் வரை எல்லோரும் தன்னை ஸ்லேக்கில் தொடர்பு கொள்ளலாம் என குறிப்பிடுகிறார். ஸ்லேக்கில் யாரும் நீண்ட கேள்விகளை எல்லாம் கேட்கப்போவதில்லை என்பதால், இவற்றுக்கு உடனடியாக பதில் அளித்து பைசல் செய்து விடலாம் என்றும் இதனால் இன்பாக்சில் குவியும் மெயில்கள் கொஞ்சம் குறையும் என்றும் குறிப்பிட்டுள்ளார்.

ஹால், போகிற போக்கில் இந்த விளக்கத்தை அளித்தாலும், இமெயில்/ ஸ்லேக் விவாதத்தில் மிக அழகான குறிப்பு ஒன்றை அளித்திருப்பதாகவே தோன்றுகிறது. ஸ்லேக் என்பது அலுவலக பயன்பாட்டிற்கான செயலி என்பதையும், புது யுக நிறுவனங்களில் அது இமெயிலுக்கு மாற்றாக சொல்லப்படுவது பற்றியும் நீங்கள் அறிந்திருக்கலாம். ஸ்லேக்கும், வாட்ஸ் அப் போன்ற மேசேஜிங் செயலி ரகத்தைச்சேர்ந்தது என்றாலும், இது முற்றிலும் தொழில்முறை பயன்பாட்டிற்கானது. ஸ்லேக்கை மேலாளர்களும், ஊழியர்களும் அலுவலக உரையாடலுக்காக அதிகம் பயன்படுத்துகின்றனர்.

அலுவலக தகவல் தொடர்பை பொறுத்தவரை பலரும் ஸ்லேக்கிற்கு மாறி வருகின்றனர். இதன் காரணமாக, இமெயிலின் தேவை இனி குறையும் என்ற ஒரு கருத்து முன்வைக்கப்படுகிறது. அது மட்டும் அல்லாமல், இமெயில் பயனாளிகள் ஸ்லேக்கிற்கு மாற வேண்டும் என்றும் கூறப்படுகிறது. இது போன்ற கருத்துக்களால் பலருக்கும் இமெயிலா?ஸ்லேக்கா இரண்டில் எதை பயன்படுத்துவது எனும் குழப்பம் ஏற்பட்டிருக்கலாம்.

இந்த குழப்பத்திற்கு தான், ஹாலின் குறிப்பு அழகான தீர்வாக அமைகிறது. ஸ்லேக் போன்ற சேவைகளை பயன்படுத்துவதால் இமெயிலை கைவிட்டுவிட வேண்டும் என்றில்லை. இரண்டு சேவைகளையுமே பயன்படுத்தலாம். ஸ்லேக்கின் தன்மையை உணர்ந்து அதை இமெயிலுக்கான மாற்று வழியாக வைத்துக்கொண்டால், இமெயிலை இன்னும் சிறப்பாக நிர்வகிக்கலாம். ஸ்லேக் மேசேஜிங் சேவை என்பதால், உடனடி தன்மையோடு அதை பயன்படுத்தலாம். மற்றபடி நீண்ட பதிலுக்கான கேள்வி எனில் இமெயிலை நாடலாம்.

கேள்வி பதில் சேவையான குவோராவிலும், இமெயிலுக்கு மாற்றாக ஸ்லேக்கை பயன்படுத்த வேண்டுமா? எனும் கேள்விக்கு, இரண்டும் வேறு வேறானவை, இரண்டின் தன்மையையும் உணர்ந்து பயன்படுத்த வேண்டும் என குவோரா பயனாளி ஒருவர் பதில் அளித்துள்ளார்.  அது தான் விஷயம், ஸ்லேக் அளிக்கும் பலனுக்காக இமெயிலுக்கு குட்பை சொல்ல வேண்டியதில்லை. இமெயிலையும், ஸ்லேக்கையையும் இணைந்தே பயன்படுத்தால்; எப்போது எது தேவை என கண்டறிவதில் தான் உங்கள் சாமர்த்தியம் இருக்கிறது.

இந்த விவாதத்தில் இன்னும் தெளிவு தேவை எனில் ’பாஸ்ட் கம்பெனி’ இதழில் வெளியாகி இருக்கும் இந்த கட்டுரை உதவும்:

துரிதமான பதில்கள் தேவைப்படும் விரைவு கேள்விகளுக்கு ஸ்லேக் ஏற்றது என்கிறது இந்தக்கட்டுரை. எனவே குழு விவாதம் போன்றவற்றுக்கு ஸ்லேக்கை நாடலாம். நீண்ட பதில்கள், முக்கிய தகவல்கள் அடங்கிய பதில்கள் எனில் இமெயிலை நாடலாம். இரண்டு சேவைகளும் பொருந்தக்கூடிய நேரங்களும் உண்டு. 

உதாரணம் : இருவர் இடையிலான பரஸ்பர உரையாடல். ஆனால் ஒன்று, எந்த வழியில் உரையாடுகிறோமோ அதே வழியில் தொடர்வது நல்லது. ஸ்லேக்கில் பேசிக்கொண்டிருப்பவரை இமெயிலுக்கு வரச்சொல்வது பொருத்தமாக இருக்காது.

அதே போல இரண்டு வழிகளுமே பொருத்தம் இல்லாமல் போகும் தருணங்களும் உண்டு. அப்போது போனில் பேசுவது அல்லது நேரில் பேசுவது தான் சரியாக இருக்கும். இதையே தான் ஹாலும் எட்டாவது வழியாக குறிப்பிடுகிறார். சில நேரங்களில் இமெயிலில் விரிவாக பதில் அளிப்பது சிக்கலாக இருக்கலாம் எனில் போனை எடுத்து பேசுங்கள் என்கிறார்.